Carga Masiva de Documentos

Auditii te permite subir documentos de forma masiva, rápida y organizada, asegurando que la información se registre correctamente en la plataforma. Primero, debes descargar la Plantilla de Excel y seguir las instrucciones para llenarla. Esta opción está disponible únicamente para administradores generales, administradores de documentos y el administrador de cuenta.

Descargar Plantilla

Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña «Configuraciones» 1 en el panel de herramientas izquierdo
Descargar plantilla
- Haz clic en la pestaña «CARGA MASIVA». 2
- presiona el botón «DESCARGAR PLANTILLA» 3

Completar la Plantilla

Los campos marcados con * son obligatorios.

Abre el archivo
- Usa un programa compatible, como Excel o Google Sheets, para abrir la plantilla.
- Si el archivo aparece en vista protegida, presiona «Habilitar edición».
Llenado de Contenido
- Número: Asigna un número único para identificar el documento.
- Título: Escribe el nombre con el que se guardará en la plataforma. Puede ser el mismo del archivo.
- Tipo: ingresa la categoría del documento para facilitar su identificación.
- Código: Otra forma de identificar el documento.
- Revisión: Indica la versión actual del documento.
- Tipo de Documento: Especifica la categoría para su clasificación.
- Fecha Original de Creación: Indica la fecha en que el documento fue creado.
- Fecha de Autorización: Registra la fecha límite para su autorización. Debe ser posterior a la fecha de creación.
- Fecha de Expiración: Indica hasta cuándo será válido el documento. Debe ser posterior a la fecha de autorización.
- Autor: Ingresa el correo electrónico de la persona que creó el documento.
- Sitio: Especifica el sitio al que estará relacionado el documento.
  Si deseas agregar más de un sitio relacionado, añádelo en la siguiente fila, solo completa la columna del proceso al que pertenece ese sitio y el estándar correspondiente.
- Proceso: Indica el proceso asociado al sitio o sitios donde aplica el documento.
  Si deseas agregar más de un estándar relacionado, añádelo en la siguiente fila, solo completa el sitio y el proceso al que corresponde ese estándar.
- Estándar: Menciona el estándar vinculado al sitio registrado.
- Documento obligatorio: Escribe el nombre del documento base.
- Agregar todos los sitios: Indica con ‘Sí’ o ‘No’ si los nuevos sitios que se agreguen en el futuro deben vincularse automáticamente a los procesos relacionados con este documento.
- Distribución: Asegura que el documento esté accesible para los usuarios adecuados.
- Almacenamiento: Especifica dónde se guardará el documento según su contenido y condiciones de conservación.
- Protección: Define el tipo de seguridad que requiere el documento en caso de pérdida o daño.
- Recuperación: Explica cómo se podrá recuperar el documento en caso de extravío o deterioro, ya sea en formato físico o digital.
- Retención: Establece el tiempo durante el cual el documento debe conservarse.
- Disposición: Indica qué se hará con el documento una vez cumplido el periodo de retención
- Justificación: Describe el motivo de los cambios realizados en el documento.
- Descripción del cambio: Detalla las modificaciones aplicadas.
- Archivo adjunto: Escribe el nombre exacto del archivo, incluyendo su extensión (por ejemplo, «documento.pdf»).
- Permitir la descarga del documento: Especifica con ‘Sí’ o ‘No’ si se podrá descargar el documento base.
- Documento editable: Indica el nombre del documento editable junto con su extensión de archivo (por ejemplo, «documento.xlsx»).
- Permitir la descarga del documento editable: Específica con ‘Sí’ o ‘No’ si se podrá descargar la versión editable del documento.
- Confirmación de lectura: Indica con ‘Sí’ o ‘No’ si se requerirá confirmación de lectura del documento.

Antes de guardar los cambios de la plantilla, revisa que la información en la plantilla sea correcta, sin errores de ortografía, y que los sitios, procesos y estándares coincidan con lo configurado.

Compresión de archivos
- Crea una carpeta en tu ordenador y asígnale un nombre identificable.
- Guarda dentro de la carpeta todos los documentos que registraste en la plantilla.
- Asegúrate de que los nombres de los archivos coincidan con los registrados en la plantilla.
- Una vez que todos los documentos estén en la carpeta, comprímela en formato ZIP.
- Verifica que el archivo ZIP contenga todos los documentos antes de adjuntarlo.
Carga de plantilla y adjuntos
- Ve a la pestaña «CARGA MASIVA» en configuraciones
- Sube o arrastra la plantilla al primer cuadro. 4
- Luego, sube o arrastra la carpeta comprimida en formato ZIP al segundo cuadro. 5
- Presiona «COMENZAR». 6
- Si todo sale bien, los documentos se cargarán en el módulo de documentos. Revísalos para asegurarte de que estén correctamente registrados. En caso de que haya errores, el sistema te indicará qué correcciones debes realizar.

Carga Masiva de Documentos

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