Creación de Registros

De forma predeterminada el administrador general, administrador de documentos y el administrador de cuenta pueden crear nuevos registros en la plataforma de Auditii. Los registros son la evidencia de que la organización está cumpliendo con los requisitos de la norma y llevando a cabo sus actividades de manera efectiva. Los registros pueden estar en diferentes formatos, como imágenes, esquemas, mapas, cartas, comunicados u hojas de papel con texto.

  • Nota

Los registros creados directamente no registran aprobación ni autorización, por lo que es necesario generar una solicitud para llevar este control.

  • Creación de Registros
  1. Acceso a la Plataforma
    • Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
    • Una vez dentro, selecciona la pestaña “Registros” del menú lateral izquierdo.
  2. Creación de un Nuevo Registro:
    • Haz clic en el botón “CREAR” ubicado en la parte superior.
    • Para crear un nuevo registro se tendrá que llenar los siguientes campos:
      • Título: Ingresa el nombre del registro.
      • Tipo: Selecciona si el registro es interno o externo.
      • Medio: Indica si el registro existe en formato físico (papel) o electrónico (archivo digital).
      • Fecha de creación: Indica la fecha en que se creó el registro, contando desde la fecha actual hacia atrás.
      • Fecha de aprobación: Especifica la fecha límite para que el registro sea aprobado, contando desde la fecha actual hacia atrás.
      • Proceso: Elige el área o proceso al que pertenece.
      • Sitio: Selecciona un sitio específico o la opción «Todos» si aplica a todos los sitios.
      • Turno: Elige el turno correspondiente.
      • Estándar: Haz clic en el ícono “+” para agregar el estándar aplicable.
      • Registro Obligatorio: Selecciona uno o varios requisitos que aplican.
      • Documento: Si el registro es de tipo «Formato», vincula aquí el documento correspondiente.
      • Justificación: Explica por qué se crea o modifica este registro.
      • Notas: Añade información adicional relevante si es necesario.
      • Adjuntar Documento: Selecciona o arrastra desde tu equipo el archivo de evidencia (máximo 30 MB). Si la evidencia está en un enlace externo, utiliza la opción «Adjuntar documento por URL».
      • Permitir descarga (opcional): Elige si se podrá descargar o no.
  3. Guardar:
    • Cuando termines, haz clic en «Guardar».
    • La plataforma notificará automáticamente por correo a los colaboradores vinculados al proceso.
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