Creación de Queja Interna

Una queja en un proceso organizacional ocurre cuando expresas una insatisfacción o desacuerdo relacionado con algún proceso o experiencia dentro de la organización. A diferencia de las no conformidades, las quejas surgen cuando algo no se sigue según los procedimientos establecidos. Solo pueden crear este tipo de registros el administrador de cuenta o administrador general.

  • Nota

Antes de crear una queja, verifica que los procesos, sitios y estándares estén correctamente configurados. Esto asegura que la información esté bien vinculada desde el inicio.

  • Crear una Queja Interna
  1. Acceso al módulo
    • Inicia sesión en la plataforma AUDITII con tus credenciales.
    • En el menú lateral, selecciona «Quejas» 1 y luego haz clic en «Internas».
    • Asegúrate de estar en la sección de «Internas». 2
    • Haz clic en el botón «CREAR», 3 ubicado en la parte superior del panel.
  2. Registro de información
    • Completa los siguientes campos obligatorios para registrar la queja:
    • Título: 4 Proporciona un nombre descriptivo que identifique la queja.
    • Fecha de incidencia: 5 Especifica la fecha en la que detectaste la incidencia, contando desde la fecha actual hacia atrás.
    • Nivel: 6 Selecciona el nivel de impacto:
      • Menor
      • Mayor
      • Crítica
    • Origen: 7 Indica si la queja proviene de un usuario interno o externo.
      • Si es interna, selecciona al usuario correspondiente, si es externa, escribe el nombre de la persona que presenta la queja. 8
    • Agregar procesos: 9 Es necesario vincular al menos un proceso relacionado con la queja. Solo podrás asociar sitios y procesos a los que tengas acceso, según tus permisos de usuario o configuración personal.
    • Agregar sitios: 10 Especifica el lugar de la incidencia. Solo podrás seleccionar aquellos sitios que estén relacionados con el proceso agregado anteriormente.
    • Agregar estándares: 11 Selecciona al menos un estándar relacionado con el sitio agregado en los procesos.
    • Descripción: 12 Proporciona un detalle completo de la situación que originó la queja.
    • Adjuntos: 13 Si es necesario, puedes adjuntar documentos o evidencias fotográficas de lo ocurrido, que estén relacionados con la situación.
    • Nivel de respuesta: 14 Determina las acciones correctivas necesarias para resolver la queja:
      • Acción de contención: Realiza medidas inmediatas para mitigar el impacto de la queja.
      • Acción de contención + análisis de causa raíz: Incluye el análisis detallado para identificar la causa fundamental del problema.
      • Acción de contención + análisis de causa raíz + plan de contención: Añade un plan de acción para prevenir que no se repita la queja.
    • Fecha límite de cierre: 15 Define el plazo máximo, a partir de la fecha actual, para cerrar la queja.
    • Responsable: 16 Designa a la persona encargada de manejar la queja.
    • Auditor: 17 Asigna a un auditor para que revise la información.
    • Verificador: Selecciona a un verificador para validar que las acciones correctivas y preventivas se hayan implementado correctamente.
  3. Finalización
    • Revisa la información ingresada para asegurarte de que esté completa y correcta.
    • Haz clic en «CREAR»  18 para registrar la queja en la plataforma.
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