Proceso de Aprobación/Rechazo de una Solicitud
El proceso de aprobar o rechazar una solicitud de queja o de no conformidades es realizado únicamente por el administrador de cuenta y administrador general. Cualquier usuario puede registrar una solicitud asegurando que todas las situaciones relevantes sean reportadas y atendidas. Con este flujo podrás dar seguimiento y resolver cada situación de manera adecuada.
- Proceso de aprobación o rechazo de una solicitud de queja o no conformidad
- Registro de la solicitud
- Cuando un usuario crea una solicitud, se registra automáticamente con el estatus “En revisión”. A partir de este momento, el administrador de cuenta o administrador general debe revisarla y decidir si será aprobada o rechazada.
- Buscar y abrir la solicitud
- Ubica la solicitud correspondiente en el listado y haz clic para consultar todos sus detalles.
- Revisión y edición de la información
- Verifica que la información registrada sea correcta. Si es necesario, usa el botón “Editar” para realizar ajustes y guarda los cambios.
- Seleccionar el nivel de respuesta
- Elige el nivel de respuesta que mejor se ajuste al tipo de incidencia. Los niveles de respuesta disponibles pueden ser:
- Acción de contención.
- Acción de contención + análisis de causa raíz.
- Acción de contención + análisis de causa raíz + plan de acción.
- Elige el nivel de respuesta que mejor se ajuste al tipo de incidencia. Los niveles de respuesta disponibles pueden ser:
- Definir fecha límite y asignaciones
- Define la fecha límite para el cierre de la incidencia.
- Después, selecciona a las personas que ocuparán los siguientes cargos:
- Responsable: Persona encargada de ejecutar las acciones para atender la solicitud.
- Auditor: Persona que verifica que las acciones fueron realizadas correctamente.
- Verificador: Campo que se activa únicamente si seleccionas el nivel de respuesta más alto. Este perfil valida el cumplimiento de las acciones implementadas.
- Aprobación o rechazo de la solicitud
- Verifica que todos los campos estén completos y elige entre aprobar o rechazar la solicitud.
Si la solicitud es aprobada, la plataforma genera una nueva no conformidad interna relacionada con la solicitud. A partir de este momento, se puede continuar con el seguimiento de cierre de una queja o no conformidad según el flujo correspondiente.
En caso de que la solicitud sea rechazada, el solicitante recibirá una notificación informando el motivo del rechazo y las observaciones necesarias.
Para corregir la solicitud, el solicitante debe seguir estos pasos:
- Ingresar al detalle de la solicitud rechazada.
- Hacer clic en “Editar” para realizar los cambios requeridos.
- Guardar y actualizar la información.
- La solicitud volverá al estatus “En revisión” y será nuevamente evaluada por el administrador o persona encargada.
