Proceso de Aprobación/Rechazo de una Solicitud

El proceso de aprobar o rechazar una solicitud de queja o de no conformidades es realizado únicamente por el administrador de cuenta y administrador general. Cualquier usuario puede registrar una solicitud asegurando que todas las situaciones relevantes sean reportadas y atendidas. Con este flujo podrás dar seguimiento y resolver cada situación de manera adecuada.

Registro de la solicitud
- Cuando un usuario crea una solicitud, se registra automáticamente con el estatus “En revisión”. A partir de este momento, el administrador de cuenta o administrador general debe revisarla y decidir si será aprobada o rechazada.
Buscar y abrir la solicitud
- Ubica la solicitud correspondiente en el listado y haz clic para consultar todos sus detalles.
Revisión y edición de la información
- Verifica que la información registrada sea correcta. Si es necesario, usa el botón “Editar” para realizar ajustes y guarda los cambios.
Seleccionar el nivel de respuesta
- Elige el nivel de respuesta que mejor se ajuste al tipo de incidencia. Los niveles de respuesta disponibles pueden ser:
  - Acción de contención.
  - Acción de contención + análisis de causa raíz.
  - Acción de contención + análisis de causa raíz + plan de acción.

Definir fecha límite y asignaciones
- Define la fecha límite para el cierre de la incidencia.
- Después, selecciona a las personas que ocuparán los siguientes cargos:
  - Responsable: Persona encargada de ejecutar las acciones para atender la solicitud.
  - Auditor: Persona que verifica que las acciones fueron realizadas correctamente.
  - Verificador: Campo que se activa únicamente si seleccionas el nivel de respuesta más alto. Este perfil valida el cumplimiento de las acciones implementadas.
Aprobación o rechazo de la solicitud
- Verifica que todos los campos estén completos y elige entre aprobar o rechazar la solicitud.

Proceso cuando la solicitud es aprobada

Si la solicitud es aprobada, la plataforma genera una nueva no conformidad interna relacionada con la solicitud. A partir de este momento, se puede continuar con el seguimiento de cierre de una queja o no conformidad según el flujo correspondiente.

Proceso cuando la solicitud es rechazada

En caso de que la solicitud sea rechazada, el solicitante recibirá una notificación informando el motivo del rechazo y las observaciones necesarias.

Para corregir la solicitud, el solicitante debe seguir estos pasos:

Ingresar al detalle de la solicitud rechazada.
Hacer clic en “Editar” para realizar los cambios requeridos.
Guardar y actualizar la información.
La solicitud volverá al estatus “En revisión” y será nuevamente evaluada por el administrador o persona encargada.