Cierre de una NC o Queja
Una queja o no conformidad interna puede pasar por varios estatus antes de ser cerrada. A continuación, te explico cada uno:
- Abierta: Es el estado inicial al momento de crearla.
- Revisión: Indica que el auditor está evaluando la información proporcionada.
- Rechazada: Se asigna cuando el auditor no aprueba una o más secciones.
- Aceptada: Se alcanza cuando el auditor aprueba todas las acciones registradas.
- Cerrada: Es el estado final, cuando todas las acciones han sido completadas y validadas por el verificador.
- ¿Cómo cerrar una Queja o No conformidad Interna?
- Inicio del proceso
- Primero, asegúrate de que seas la persona encargada de atender la queja o no conformidad.
- Funciones del encargado de la NC o Queja Interna
- Cuando la queja o no conformidad esté en estatus «Abierta», como responsable, podrás asignar máximo a 10 corresponsables por proceso desde la pestaña Procesos.
A continuación, las siguientes secciones deben ser completadas por el responsable o los corresponsables asignados:
- Acción de contención
- Análisis causa raíz
- Plan de acción
- Efectividad de acción correctiva
- Toma de medidas preventivas
- Felicita a tu equipo.
Consulta los enlaces correspondientes a cada sección, siguiendo el orden indicado para completarlas correctamente.
- Envío a revisión
- Cuando todas las secciones estén completas:
- Marca cada sección como Listo.
Presiona el botón Enviar a revisión.
Una vez enviado, el estatus cambiará automáticamente a “Revisión” y el borde de la queja o no conformidad se mostrará en color naranja, indicando que está en esta etapa.
- Revisión del auditor
- El auditor asignado deberá:
- Evaluar las acciones correctivas y preventivas.
- Agregar observaciones en el campo Comentarios del auditor.
- Aceptar o rechazar cada sección mediante un control deslizante.
- Hacer clic en Enviar respuesta para registrar su revisión.
Si una o más secciones son rechazadas por el auditor, el estatus cambiará a “Rechazada” y el borde de la queja o no conformidad se mostrará en color rojo.
En este caso:
- El responsable o corresponsable deberá corregir las acciones y reenviarlas a revisión.
- Al reenviar, el estatus cambiará nuevamente a “Revisión” y el borde será de color naranja.
Si todas las secciones son aceptadas, el estatus cambiará a “Aceptada” y el borde será de color azul.
Si solo algunas secciones son aceptadas, esas secciones se marcarán con un borde azul como aceptadas, mientras que las restantes mantendrán su estatus original o se marcarán como rechazadas, según corresponda.
- Nota
Las acciones aceptadas ya no podrán ser modificadas. Si alguna acción es rechazada, toda la queja o no conformidad cambiará al estatus de “Rechazada”.
- Una vez que el auditor apruebe todas las secciones, los corresponsables deben completar las actividades del Plan de acción y enviarlas a revisión.
Cuando los corresponsables terminen las actividades, el verificador deberá revisarlas y validar si debe aceptar o rechazar mediante el control deslizante en cada actividad.
En caso de rechazar: El responsable o los asignados deberán corregir las actividades y reenviarlas a revisión.
En caso de aceptar: El verificador completará la sección de “Efectividad de la acción correctiva” con sus comentarios u observaciones, validando que las actividades se hayan completado correctamente. Después, podrá presionar Cerrar NCI o Queja para finalizar el proceso.