Proceso de Aprobación / Autorización / Rechazo de un Documento
En la sección de Solicitudes, podrás visualizar todas las solicitudes en proceso de revisión u autorización. Para autorizar un documento en la plataforma Auditii, primero debes configurar los procesos/áreas, estándares y sitios en el módulo de Configuraciones.
Los Aprobadores son los encargados de la revisión inicial de la solicitud. Su función principal es evaluar el contenido del documento y asegurarse de que cumple con los requisitos antes de pasar a la fase de autorización. Los Autorizadores dan la aprobación final para que el documento quede registrado y accesible.
Cada solicitud pasa por cuatro estatus, y la barra superior mostrará la línea de tiempo para identificar el estado actual.
- Estatus de la Solicitud
- Revisión: La solicitud ha sido creada y está pendiente de revisión y aprobación por los Aprobadores
- Aprobado: La solicitud ha sido aprobada por los Aprobadores y pasa al siguiente paso para los Autorizadores.
- Rechazado: La solicitud fue rechazada por los Aprobadores o Autorizadores.
- Autorizado: La solicitud ha sido autorizada por los Autorizadores.
- Proceso de Aprobar, Autorizar o Rechazar una Solicitud de Documento
- Acceso a la Plataforma
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- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” 1 del menú lateral izquierdo.
- Selecciona la opción de «solicitudes» 2
- Busca y selecciona la solicitud que deseas revisar para ver sus detalles.
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- Aprobar una Solicitud:
- Antes de aprobar, verifica cuántas aprobaciones son necesarias. 3
- Esta información se encuentra en la sección de Aprobadores, dentro del proceso o área asignada.
- Si eres un aprobador asignado al proceso del documento, podrás aprobar o rechazar la solicitud. 4
- Para aprobar la solicitud, haz clic en «Aprobar Solicitud». 5
- Una vez que se alcance el número requerido de aprobaciones, la solicitud pasará automáticamente a la fase de autorización.
- Solicitud Rechazada:
- Si la solicitud es rechazada por los aprobadores o autorizadores, el solicitante tendrá la opción de editarla. 6
- Luego de realizar los ajustes necesarios, podrá enviarla nuevamente a revisión para que continúe con el flujo de aprobación.
- Autorización de la Solicitud:
- Una vez que los aprobadores han dado su visto bueno, la plataforma activará la opción «Autorizar».
- El Autorizador 7 podrá revisar la información del documento y verificar que cumple con los requisitos.
- En esta etapa, el Autorizador puede tomar una de las siguientes decisiones:
- Autorizar: 8 La solicitud será aprobada y el documento dejará de aparecer en la lista de solicitudes en proceso.
- Rechazar: Se notificará al solicitante para que realice las modificaciones necesarias.
- Visualización de Documentos Autorizados
Una vez autorizada, la solicitud solo será visible si se marca la opción «Mostrar los autorizados» en la lista de solicitudes.
El documento autorizado estará disponible en la sección «Documentos» como Nuevo.
Puedes consultar el historial del documento para hacer un seguimiento detallado de todas las acciones registradas. En esta sección se muestra si la solicitud fue aprobada, enviada a revisión, autorizada o rechazada, junto con la fecha, hora y la persona que realizó la acción.
