Pestaña de Revisiones de un Documento
En la pestaña de «Revisiones», puedes consultar las actualizaciones del documento. Cada modificación está identificada por un número de revisión, lo que te permite ver las versiones previas y hacer seguimiento de los cambios realizados. También puedes acceder al documento en el estado en que se encontraba en cada versión, ya sea en el documento base o en el editable. Además, solo los administradores del documento, generales o de cuenta pueden crear nuevas revisiones si el documento ya ha tenido versiones anteriores.
- Ver Revisiones Anteriores de un Documento
- Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” del menú lateral izquierdo.
- Haz clic en el documento que deseas para ver sus detalles. Evita hacer clic en el ícono o en la columna del título, ya que estos abren el visor del documento.
- Ver Revisiones Anteriores del Documento
- Dentro del detalle del documento, ve a la sección «Revisiones».
- En esta sección verás un listado de las versiones anteriores del documento. Haz clic sobre la revisión que deseas consultar.
- Se abrirá el detalle del documento y podrás ver la información general del documento.
- Eliminar Revisiones Anteriores de un Documento
- Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” del menú lateral izquierdo.
- Haz clic en el documento que deseas para ver sus detalles. Evita hacer clic en el ícono o en la columna del título, ya que estos abren el visor del documento.
- Revisiones del Documento
- Dentro del detalle del documento, ve a la sección «Revisiones».
- En esta sección verás un listado de las versiones anteriores del documento. Selecciona la revisión que deseas eliminar.
- Haz clic en el botón de eliminar y confirma la acción.
- Crear una Revisión de un Documento
- Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” del menú lateral izquierdo.
- Haz clic en el documento que deseas para ver sus detalles. Evita hacer clic en el ícono o en la columna del título, ya que estos abren el visor del documento.
- Crear Revisión del Documento
- Si hay una versión previa del documento que no ha sido registrada, presiona el botón «Crear».
- Completa la siguiente información:
- Título del documento: Ingresa el nombre del documento.
- Código: Una forma de identificar el documento.
- Revisión: Especifica la versión del documento.
- Fecha de solicitud: Fecha en la que se registró el documento.
- Fecha de autorizacion: Especifica la fecha límite para que el documento sea autorizado.
- Autor: Selecciona el usuario que esté registrado en la plataforma.
- Agregar Documento Base: Adjunta el documento que corresponde al número de revisión para visualizar el documento en el visor.
- Agregar Documento Editable (opcional): Para adjuntar un documento editable, primero debes habilitar la opción «Adjuntar documento editable» ubicado en la parte inferior de Documento base. Puedes adjuntar un archivo de hasta 30 MB o proporcionar una URL de un documento.
- Distribución: Asegura que el documento esté disponible con los accesos adecuados.
- Almacenamiento: Define dónde se guardará, considerando su contenido y condiciones de preservación.
- Protección: Selecciona el tipo de protección que requiere el documento, tomando en cuenta su confidencialidad en caso de pérdida, daño, etc.
- Recuperación: Indica cómo se podrá recuperar (físico y/o digital) en caso de pérdida o deterioro.
- Retención: Establece el tiempo que debe conservarse el documento.
- Disposición: Define qué hacer una vez cumplido el plazo de retención: eliminar, conservar o transferir.
- Agregar o quitar procesos relacionados y sitios relacionados:
Para agregar un proceso, selecciona el ícono “+” y elige al menos uno.- En «Proceso», selecciona el proceso a los que pertenece el documento.
- En «Sitio», agrega al menos una opción o seleccionar «Agregar todos los sitios» si aplica a todos.
- Estándares
- En estándar selecciona el icono del “+” y se desplegará una pestaña donde podrás agregar un “Estándar“
- En «información documentada requerida por la norma» selecciona uno o varios requisitos aplicables al documento
- Justificación:
- En la sección de justificación, proporciona una descripción que explique el motivo de los cambios necesarios en el documento o formato. Esta sección busca responder a la pregunta del “por qué” detrás de las modificaciones.
- Descripción del cambio: Detalla las modificaciones realizadas al documento En esta sección, se espera que expongas el “cómo” se realizaron dichas modificaciones.
- Guardar:
- Una vez terminada la creación del documento podrás “Guardar” y se añadirá a la lista de revisiones en orden.