Pestaña de Detalle del Documento
La sección de detalle permite visualizar toda la información registrada sobre un documento específico. A continuación, se describe el detalle de cómo se estructura un documento dentro de la plataforma Auditii:
- Información General
- Logo del formato del documento: Muestra el símbolo del formato del documento.
- Número de Folio y Título: Identificador único y el título del Documento
- Origen: Si fue una Creación directa o Solicitud de Alta y la fecha en que fue creada
- Agregado por: la persona que creó el documento directo o la solicitud
- Visor de Documento Base: Todos los usuarios asignados en el proceso o asignación directa lo pueden visualizar.
- Visor de Documento Editable: Este es una alternativa para editar el documento Base
Los tipos de formato de archivos que puedes visualizar en el visor son los que estén configurados en la configuración de archivos.
- Pestaña de Detalles
- Tipo: el tipo de documento (Interno o externo).
- Tipo de documento: La clasificación del documento agregadas previamente en configuraciones.
- Código: Una forma de identificar el documento.
- Revisión: Especifica la versión del documento.
- Confirmación de lectura: muestra si está habilitado o no la confirmación de lectura para que los usuarios relacionados confirmen o no la lectura del documento.
- Justificación: Muestra la descripción que explique el motivo de los cambios necesarios en el documento o formato.
- Descripción del cambio: Detalla las modificaciones realizadas al documento.
- Distribución: muestra como les va llegar esa información a los trabajadores
- Recuperación: La manera en que se va respaldar este documento en caso de pérdida o de daño
- Almacenamiento: Muestra donde se va guardar.
- Protección: la confidencialidad que va tener ese documento
- Fecha de solicitud: Fecha en que se registro el documento
- Fecha original de creación: Fecha en que se originó el documento.
- Fecha de autorización: Muestra la fecha límite para que el documento sea autorizado.
- Fecha de expiración: Fecha en que el documento dejará de ser válido.
- Pestaña de Procesos
Los usuarios que estén asociados a los procesos principales serán quienes aprueban o rechazan las solicitudes, mientras que los secundarios sólo podrán visualizar el documento. Dentro de cada proceso se detalla el sitio o el lugar que esté vinculado a ese proceso.
Principales:
Dentro de cada proceso muestra los usuarios Aprobadores y Autorizadores que pertenecen al sitio relacionado. También indica cuántas aprobaciones autorizadores se requieren, además del número total de autorizaciones requeridas.
Estándares:
Muestra los estándares que fueron agregados al documento.
Autor:
En la parte inferior del detalle del documento, se muestra la imagen o representación de quien presenta el documento
- Opciones y funcionalidades:
- Botón de Edición: La opción «Editar» la tienen habilitada el administrador de cuenta, administrador general y el administrador de documentos.
- Solicitud de Actualización: Solo los usuarios vinculados a los sitios en los procesos principales del documento y los administradores podrán solicitar una actualización
- Solicitud de Baja: Los usuarios vinculados a los sitios en los procesos principales del documento y los administradores podrán solicitar una actualización.