Copia Controlada de Documento
La sección «Copia Controlada» muestra un registro de las copias generadas de un documento, asegurando un seguimiento preciso de su distribución. El administrador general, administrador de cuenta y administrador de documentos pueden crear copias controladas de un documento y asignarlas a usuarios específicos.
Especificaciones
- Folio: Identificador del documento.
- Creado por: Nombre de la persona que generó la copia del documento.
- Versión: Número de la versión del documento del cual se está creando la copia.
- Entregado a: Nombre de la persona a quien se ha asignado la copia controlada.
- Fecha de Creación: Fecha y hora en que la copia fue generada.
- Tipo: Indica si el usuario es interno o externo a la organización.
- Recuperado: Indica si se podrá recuperar el documento en caso de pérdida o deterioro.
- Crear una Copia Controlada de un Documento
- Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” del menú lateral izquierdo.
- Haz clic en el documento que deseas para ver sus detalles. Evita hacer clic en el ícono o en la columna del título, ya que estos abren el visor del documento.
- Crear Copia Controlada:
- Dentro del detalle del documento, ve a la sección «Copia Controlada».
- Haz clic en el botón «Crear Copia Controlada».
- Selecciona el tipo de usuario:
- Si el usuario es interno, elige a la persona registrada en la plataforma Auditii.
- Si el usuario es externo, escribe el nombre de la persona.
- Finalizar Copia:
- Finalmente, haz clic en «Crear Copia» para completar el proceso. Si decides no continuar, selecciona «Cancelar».
- Una vez creada la copia, deberás descargar el documento para que la acción quede registrada.
- Después de crear la copia, podrás ver los detalles de la copia controlada haciendo clic sobre ella.
- Detalle de la copia controlada
- Entregado a: Nombre de la persona que recibió la copia del documento.
- Tipo de usuario: Indica si el usuario es interno (de la organización) o externo.
- Versión: Número de la versión del documento.
- Fecha de creación: Fecha y hora en que se creó la copia controlada.
- Folio: Identificador único del documento.
- Creado por: Persona que generó la copia.
- Recuperado: Estado que indica si la copia ha sido recuperada o no.
- Comentarios: Espacio para agregar o ver comentarios relacionados con la copia controlada.