Creación de documento

Este módulo te ayuda a organizar y actualizar documentos de manera más práctica, evitando el uso de métodos tradicionales como archivos en Excel, carpetas físicas o guardados en repositorios como SharePoint o OneDrive. Los documentos creados directamente no registran aprobación ni autorización, por lo que es necesario generar una solicitud para llevar este control.

Para empezar a crear documentos en la plataforma Auditii, primero debes configurar los procesos/áreas, estándares, sitios y archivos desde el módulo de Configuraciones. Te guiaremos paso a paso para llenar la información necesaria, relacionar procesos, agregar estándares y definir lo que se necesita para completar tus documentos.

Para crear un documento directo debes contar con permisos de administrador de cuenta, administrador general y administrador de documentos.

Acceso a la Plataforma
- Ingresa a la plataforma Auditii con tus credenciales.
- Una vez dentro, selecciona la pestaña “Documentos” del menú lateral izquierdo.
- Asegúrate de estar en la sección “Documentos”.
Creación de un Nuevo Documento:
- Haz clic en el botón “CREAR” ubicado en la parte superior de la sección de Documentos.
- Para crear un nuevo documento se tendrá que llenar los siguientes campos:
  - Título: Ingresa el nombre del documento.
  - Tipo de Documento: Selecciona la categoría del documento para facilitar su identificación.

Para poder registrar “Tipos de documentos” es necesario realizarlo desde el módulo
Configuración → Archivos → Tipos de documentos.

- - Interno/Externo: Si el documento se genera dentro de la organización, se clasifica como «Interno» y se activa el campo «Autor». Si se crea fuera de la organización, se clasifica como «Externo».
  - Fecha Original de Creación: Indica la fecha en que se creó el documento, contando desde la fecha actual hacia atrás.
  - Fecha Límite de Autorización: Especifica la fecha límite para que el documento sea autorizado, contando desde la fecha actual hacia atrás.
  - Fecha de Expiración: Selecciona la fecha en que el documento dejará de ser válido, a partir de la fecha actual en adelante.
  - Código: Este campo de texto abierto es opcional, y es otra manera de identificar el documento.
  - Revisión: Especifica la versión del documento.

Para determinar el tipo de revisión se realizará desde el módulo configuración en la pestaña Archivos → Formato de revisión de documento

- - Permitir descarga (opc.): Habilita o no la opción de descargar el documento.
  - Confirmación de lectura (opc.): Habilita si los usuarios relacionados deberán confirmar la lectura del documento.
  - Documento Editable: Para adjuntar un documento editable, primero debes habilitar la opción «Adjuntar documento editable» ubicado en la parte inferior de documento base. Puedes adjuntar un archivo de hasta 30 MB o proporcionar una URL de un documento.

Los formatos de archivo permitidos se definen en Configuración → Archivos → Formatos soportados.

Se recomienda usar «Documento Editable» para realizar cambios.

- Requerimientos adicionales:
  - Distribución: Asegura que el documento esté disponible con los accesos adecuados.
  - Almacenamiento: Define dónde se guardará, considerando su contenido y condiciones de preservación.
  - Protección: Selecciona el tipo de protección que requiere el documento, tomando en cuenta su confidencialidad en caso de pérdida, daño, etc.
  - Recuperación: Indica cómo se podrá recuperar (físico y/o digital) en caso de pérdida o deterioro.
  - Retención: Establece el tiempo que debe conservarse el documento.
  - Disposición: Define qué hacer una vez cumplido el plazo de retención: eliminar, conservar o transferir.

Las opciones se definen en Configuración → Archivos → Requerimientos adicionales.
Los campos Retención y Disposición sólo son obligatorios para documentos de tipo Formato.

- Procesos:
  - Principales y secundarios: Los procesos principales pasan por autorización, mientras que los secundarios sólo pueden visualizar el documento.
  - Para agregar un proceso, selecciona el ícono “+” y elige al menos uno.
  - En «Proceso», selecciona el proceso a los que pertenece el documento.
  - En «Sitio», agrega al menos una opción o seleccionar «Agregar todos los sitios» si aplica a todos.

Si seleccionas «Agregar todos los sitios» y posteriormente añades nuevos sitios o se relaciona el proceso con otros sitios, los usuarios de esos sitios podrán acceder al documento automáticamente

- Estándares
  - En Estándar Selecciona el icono del “+” y se desplegará una pestaña donde podrás agregar un “Estándar“.
  - En «información documentada requerida por la norma» selecciona uno o varios requisitos aplicables al documento

Para poder registrar estándares es necesario agregarlos desde el módulo de configuración

- Justificación:
  - En la sección de justificación, proporciona una descripción que explique el motivo de los cambios necesarios en el documento o formato. Esta sección busca responder a la pregunta del “por qué” detrás de las modificaciones.
- Descripción del cambio: Detalla las modificaciones realizadas al documento En esta sección, se espera que expongas el “cómo” se realizaron dichas modificaciones

Guardar:
- Una vez terminada la creación del documento podrás “Guardar” y será enviado notificado por correo a los colaboradores ligados al proceso que se ha dado de alta un nuevo documento.